Työ

Kuinka kirjoittaa kirjeitä

Kuinka kirjoittaa kirjeitä
Posted by Vappu

Ei ole niin kovinkaan kauan aikaa siitä kun kirjeiden kirjoittaminen oli pääasiallinen tapa pitää yhteyttä esimerkiksi kaukana asuviin ystäviin ja sukulaisiin, tai kun kirjeystävyyttä pidettiin vielä yleensäkin arvossa. Kirjekavereita haettiin lehtien palstoilla, joskus aivan toiselta puolelta maailmaakin. Ja miksi ei; kirjeen lähettäminen tuli usein paljon halvemmaksi kuin puhelimella soittaminen, ja kirjeen mukana pystyi lähettämään vaikkapa valokuvia. Mutta tekniikan ja digitalisaation eteenpäin meno on tehnyt tehtävänsä: tietokoneiden ja sosiaalisen median aikakausi on tuonut tullessaan vieraantumisen tavallisten kirjeiden kirjoittamisesta. Moni lapsi nykyään ei tiedä vaikkapa sitä, mihin kohtaan kirjekuoreen laitetaan saajan nimi ja osoite. Kirjeiden kirjoittaminen alkaa siis olla melkoisen katoava taito! Mutta mitä  kannattaa ottaa huomioon, jos aikoo kirjoittaa kirjeen ja haluaa sen olevan mahdollisimman hyvin kirjoitettu, ja mieliinpainuva saajalle?

Kirjeen aloitus

Monesti jonkin asian aloitetuksi saaminen on se vaikein kohta sen hoitamisessa, eikä kirjeen kirjoittaminen tee poikkeusta. Kirjeen aloittamisessa on ensinnäkin tärkeää se, kuka on vastaanottaja; aloitustapa valitaan sen mukaan. Luonnollisesti virallisempi, esimerkiksi jollekin yrityksen tai viraston henkilölle lähetettävä kirje aloitetaan muodollisemmin. Tällöin yleensä ensimmäisenä aloitetaan henkilön tittelillä ja nimellä: “Kulttuurisihteeri Maija Mattila” voisi olla kohtelias puhuttelu, kun vastaanottajalle halutaan lähettää vaikkapa kutsu johonkin tilaisuuteen. Joskus voi olla sopivaa lisätä vielä esimerkiksi sana “arvoisa” puhuttelun alkuun – varsinkin jos kirjeen saaja on korkeassa asemassa oleva henkilö.

Kun sitten kyseessä on tuttavalle, sukulaiselle tai ystävälle lähetettävä epämuodollinen kirje, on tyyli tottakai paljon vapaammin valittavissa. Yleensä henkilökohtainen kirje aloitetaan jonkinlaisella tervehdyksellä, esimerkiksi “Hei Maija”, “Terve vaan, Maija” tai “Rakas Maija!”. Tervehdyksen muoto riippuu paljolti siis siitä, kuinka läheinen olet kirjeen saajan kanssa. Valinnanvapaus on siis todella laaja, mutta aina pitää muistaa olla positiivinen ja ystävällinen kirjettä aloitettaessa.

Kirjeen sisältö

Kirjeen sisältö

Jälleen kerran on otettava huomioon, kirjoittaako tutulle ihmiselle vai onko kirjeen tarkoitus olla asiapitoinen, esimerkiksi jonkin asian hoitaminen. Ystävien ja sukulaisten kesken kirjeillä pidetään yleensä yllä yhteydenpitoa ja ihmissuhteita, ja skaala on luonnollisesti paljon isompi. Kun kirjoitetaan asiaviestiä jollekin, on otettava taas erilaiset asiat huomioon. On tärkeää tehdä aika nopeasti selväksi, millä tarkoituksella on kirjoittamassa – halutaanko esimerkiksi vain saattaa asianomaisen tietoon jokin asia, vai halutaanko vastaanottajan tekevän jotakin jonkin asian eteen. Tekopirteä tai äärimmäisen monisanainen ja pitkäveteinen kirjoitustyyli ei ole hyvä silloin kun kirjoitetaan asiallista, vaikkakin henkilökohtaista kirjettä jollekin tuntemattomalle. Esimerkiksi työpaikkahakemusta kirjoitettaessa jollekin on hyvä ottaa huomioon, että työhönottaja saattaa lukea kymmeniä, jopa satoja hakemuksia, ja arvostaa varmasti selkeyttä, napakkuutta ja toisaalta myös persoonallista otetta hakemuskirjeessä.

Kun sitten kirjeessä halutaan esittää jokin pyyntö, on se hyvä ilmaista ystävällisesti, mutta myös selvästi. Jaarittelu tai asian kiertäminen voi olla todella rasittavaa kirjeen saajan kannalta. Kannattaa kertoa myös miksi haluaa esittää jonkin pyynnön –  ja myös välttää valittamista sellaisista asioista, jotka eivät ehkä ole ollenkaan kirjeen vastaanottajan vallassa, tai asioiden esittämistä negatiivisella tai arvostelevalla tavalla. Entä loppusanat ja kirjeen lopettaminen? Monesti riittää se, että asian esittämisen jälkeen yksinkertaisesti toivotellaan vaikka hyvää kesää tai esitetään jokin yleinen kiitos. Ystäville kirjoitetuissa kirjeissä loppusanat voivat olla paljon läheisemmät, henkilökohtaisemmat ja vuolaammat, mutta aina kannattaa olla positiivinen ja ystävällinen. Joka tapauksessa, kirjeiden kirjoittaminen alkaa olla niin harvinaista nykyään, että joku kaukainen sukulainen tai ystävä todennäköisesti yllättyy ja ilahtuu ikihyväksi saadessaan ihka oikean kirjeen postilaatikkoonsa. Joten: kääritäänpä hihat, haetaan kirjoitusvälineet esille, ja päästetään sanallinen arkku valloilleen; kirjeen saaminen saattaa olla juuri se asia joka tekee jonkun päivästä aivan erityisen onnellisen.